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受発注業務を担当されている方の中で

電話やFAXでの注文対応により、とりまとめに時間がかかっている

発注書や納品書の記載ミスや転記ミスが発生している

等、マニュアル管理による受発注業務の課題をお持ちの方はいらっしゃいますでしょうか。

そのような課題を解決する方法の一つとしてWEBオーダーシステムがあります。

今回はこれがどのようなシステムなのか、また弊社で展開しているWEBオーダーシステムについて

も合わせてご紹介したいと思います。

 

WEBオーダーシステムってなに?

WEBオーダーシステムとは、

商品管理や受注管理をWEB上で一括管理することができる受発注システム

のことです。業界や販売形態に合わせて、WEBオーダーシステムの種類は様々ありますが、

共通している主な機能としては以下の3つが挙げられます。

 

受注管理

ある注文を受けた時に、どの倉庫から、どの在庫を、どの納品先に、いつ納品するかといった情報

を管理する機能です。システム上に情報を集約することがで、タイムリーに情報を把握し、受注

漏れ等の人為的なミスを削減することができます。

在庫管理

倉庫での入荷と出荷の受け払い情報を同期させ、在庫情報をリアルタイムで把握できるよう

になります。正確な在庫情報を確認できることから、適正在庫数を超える受注を防止できます。

また、情報をWeb上で共有することで、在庫に関連した問い合わせを削減することができます。

請求管理

納品書や受領書のデータから締め日に合わせて請求書を発行し、お客様へ送付することが

できます。受注から納品後の請求までを電子化することによって、請求業務リードタイムを

短縮できるだけでなく、人為的ミスを削減できるのも大きな特徴です。

 

WEBオーダーシステムのメリットとは?

全体把握のしやすさ

販売先及び調達先が多数ある場合や複数の倉庫拠点がある場合、全体を一括管理するために

広く導入されています。先の納品日や特定の納品先の受注状況等も確認できるので、波動対応も

円滑に対応することができます。

業務効率化

商品の注文から発送までを一元的に管理することができるので、各在庫拠点の売上や確認書類、

在庫や手続きの状況などのさまざまなデータを、非常に簡単に把握できるようになり、

各所への問い合わせ負荷を軽減することができます。特に、販売先(納品先)及び調達先が多く、

受発注頻度、請求回収頻度が高い場合は、このシステムの導入によって、負荷を大きく軽減でき、

受発注者はコア業務に注力することができます。

人為的ミスの削減

ヒトの判断によって処理されていた商品の受注に関するトラブルを最小限にまで抑えることができます。

取引先の倉庫に必要となる商品の在庫がなかった場合でも、

遅れることなく別の倉庫から仕入れることができるようになります。

 

このように作業をシステムにより効率化していくことにより、

業務全体のスピードアップや必要な人件費の抑制など、さまざまなメリットを享受することができます。

 

WEBオーダーシステム導入の際の注意点

WEBオーダーシステムの導入にあたっては、以下のような納品先や仕入れ先への配慮や

余裕をもった移行プランの準備が必要です。

取引先には事前に十分な理解と同意を得られるような配慮をし、システムが導入できるネット環境を整えてもらうこと。

◆サーバーにトラブルが起こった場合の保守費用、そして運用していくためにかかる光熱費についても考えておくこと。

◆従来の方法から変えてしまうことで、パニックにならないようマニュアルや使いこなすための教育体制を準備しておくこと。

システム導入自体にも時間がかかることを考えると、

円滑に運用するためには余裕を持ったスケジュールを組まなければなりません。

 

鈴与のWEBオーダーシステム

このようにWEBオーダーシステムの導入によって、業務管理の効率化や品質向上に繋げることができることに加え、

人材確保などの負担も軽減が可能になると思われませんか。

鈴与では、お客様の要望に合わせたWEBオーダーシステムを提供しており、

鈴与のWMS(倉庫管理システム)と合わせてシステムを運用することで、相乗効果を期待できます。

WMSは倉庫での管理情報を把握できるものですが、WEBオーダーシステムと連携させることで

受注から商品の出荷までのリードタイムを短縮し、効率的にお客様の元へ商品をお届け致します。

また、販売情報とリンクした自動発注機能や商品や納品先に合わせて発注制御を行うこともでき、

お客様のご要望に合わせて柔軟にご対応させていただきます。

 

弊社では、システムの開発から導入まで一貫してサポートしているグループ会社“鈴与システムテクノロジー”がございます。

お客様のニーズに合わせたソリューションをご提供させていただきますので、受発注業務に課題をお持ちの方、

WEBオーダーシステム及び物流システムに興味をお持ちの方はお気軽にお問い合わせフォーム

または、お電話(03-6404-8989)にてお問い合わせください。 弊社サービスの詳しいご案内させていただきます。

 

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鈴与の情報システム

【システム紹介】簿外品管理の業務負荷を軽減させる仕組み

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危険物、化粧品、ワシントン条約等関連法令が発生する貨物など、海外から商品を輸入する際または
海外へ商品を輸出する際にどのような手続きが必要になるのかご存知でしょうか?
この分野については、よほど専門的に行っている方以外はご存知ないかと思います。
今回は貨物を輸出する際の通関業務の流れ、通関手続きで必要となる書類、輸出代行業者に依頼した場合、
どのような対応をしてもらえるのか見ていきましょう。

 

そもそも通関業務って何?
通関業務を簡単に言うと『輸出入に関わる業務』で、貿易を行う際に必要になる業務です。
輸出入の際には行政へ必要な手続きと申請が必要で、税関で適切な検査を受けないと密輸になってしまいます。
また、書類上の不備や虚偽の申請も許されません。輸出入に必要な関係書類を自社で作成することもできますが、
一定の知識がないと正確な書類の用意は難しいかと思います。そこで助けになるのが専門的な知識を持った通関
業者で、時間をかけることなく適切に処理してくれます。
通関業務はペーパーレス化の電子手続きが主流になってきており、NACCSという通関業者専用システムを利用します。
さまざまな側面を考慮に入れて、通関業務は通関業者の力を借りた方がスムーズに進みます。
鈴与の通関サービス

 

輸出通関業務の流れとは?
輸出通関業務のおおまかな流れとしては、
1.保税エリアへ搬入
このエリアは輸出許可を受ける前に貨物を保管する場所で、その名のとおり税金がかかる前の状態です。
2.貿易書類の作成
通関業者は書類をもとにして輸出申告書を作成して、税関に提出します。
税関は書類の不備や内容に虚偽がないかを確認して、問題がなければ輸出許可書を発行します。
3.船への積み込み
税関から発行された輸出許可書を船会社に渡すと、貨物の積み込みを行うことができます。

これで一連の輸出通関業務が終了して、貨物は輸出先に搬送されます。
*貨物が積み込みされる際に、船会社から船荷証券が手渡されます。
この証書の取り扱いは非常に重要で、輸出先が荷物を受け取る際に必要な書類となります。

 

輸出通関に必要な書類とは?
商品を輸出する場合、通関業者に提出しなければならない書類があります。
1)インボイス
(コマーシャルインボイス、仕入書、商業送り状とも呼ばれます)
これは貿易取引の内容を税関に説明するためのものです。
貨物の品名、種類、数量、価格、代金支払方法、荷送人や荷受人の住所・氏名・名称などが書かれていなければなりません。
2)パッキングリスト(梱包明細書とも呼ばれます)
これは輸出される貨物が、どのように梱包されているかを説明する書類になります。インボイスを補完するもので、
貨物の個数、梱包後の重量、容積等が書かれていなければなりません。
3)シッピングインストラクション
(船積指示書とも呼ばれます)

これは荷送人が通関業者へ船積みを依頼する時に提出する書類で、
通関依頼の際にインボイスやパッキングリストと一緒に提出します。
また、初めて荷送人が通関業者へ依頼する場合に限り、通関業務の委任状が必要になります。

 

輸出通関代行業者に依頼するメリットとは?
商品を輸出しようとする際に必要な手続きとして、以下事項が挙げられます。
1)税関で輸出の許可を得ること
2)船などの輸送手段の確保
3)輸出先での配送手段の確保
4)厚労省など所管官庁への手続き *貨物の内容による

個人が直接これらの手続きを行うことは大変で、専門的な知識が無ければほぼ不可能です。

そこで、活用されるのが、フォワーダーと呼ばれる仲介業者です。
自らのネットワークで輸送手続きを行い、世界各国の法体系に精通して通関手続きを行ってくれます。
また、業者によって船によるコンテナ輸送や航空機による航空輸送、更に、輸送が得意な業者、通関が得意な業者など
さまざまなスタイルがあります。
輸出する貨物の物量が少量の場合、クーリエという集荷・通関・輸送・配達を一括して行う国際宅急便も選択肢として
挙げられます。

 

輸出通関代行業者に依頼するデメリットとは?
輸出通関代行業者に依頼する場合に忘れてはならないデメリットが、個人では依頼できないということです。
通関代行業者は税関の許可を得て業務を行っています。
公的な立場の業者とも考えられるので、個人の依頼は断られる可能性が大きいです。理由としては、

・きちんと支払ってくれるかという金銭的なリスク
・違法な貨物の通関をさせられないかという法的なリスク

リスクを防ぐため、一般的には信用のある会社しか相手にしてくれないのです。
他にも業務委託の費用が発生するというデメリットがあります。
法外な費用ではありませんが、通関の費用と、取扱の手数料等は発生します。
ただ、費用に関しては、諸費用が圧縮できたり、時間的な手間が省けたりするので、
トータルで考えるとコスト削減に繋がります。

 

輸出入手配のご依頼・ご相談等ございましたら、お気軽にお問い合わせフォームまたはお電話(03-6404-8989)にて
お問い合わせください。弊社サービスの詳しいご案内させていただきます。

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今回は倉庫での商品梱包作業についてご紹介します。
突然ですが、「H貼り(えいちばり)」、「Ⅰ貼り(あいばり)」という言葉を聞いたことがありますでしょうか?
多くの方が耳慣れない響きかと思います。言葉から何となく想像できると思いますが、段ボール等ケースに対して
テープで封印する、その貼り方のことを指します。
 
倉庫では、荷物を梱包する際、基本的には「H貼り」と「I貼り」の2つの貼り方で段ボールのテープ止めを行います。
 
H貼りは写真のように真ん中と両端をテープで留めるので、重たい品物を入れる場合に推奨しています。
 

 
H貼り対して、テープ1本で留めるものⅠ貼りと言います。
こちらは強度が落ちますが手間が掛らない分、作業効率は上がります。
(ワンタッチ式の方が作業効率はよいですが!)
 

 
鈴与では梱包資材はもちろんテープの留め方、種類まで、商品の特性に合ったご提案をさせて頂いています。
今ではテープを使わない梱包や使用する梱包テープにデザインを入れるなどの工夫をされるケースもでています。
また物流だけではなく通販フルフィルメントの機能として必要、受注管理システムやコールセンターのご紹介も
させて頂いております。
 
ご不明点、更に詳細について聞いてみたい等のご要望がございましたら、
お気軽に弊社ホームページのお問い合わせフォームまたはお電話(03-6404-8989)にてお問い合わせください。
弊社サービスの詳しいご案内させていただきます。
 
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